個人情報保護基本規程|実工学教育の日本工業大学

個人情報の取り扱いについて個人情報保護基本規程

第1章 総 則

 「個人情報保護に関する法律」が平成17年4月1日から完全施行されました。この法律では、基本理念として、個人情報は個人の人格尊重の理念のもとに慎重に取扱われるものであり、その適正な取扱いが図られなければならないことが、規定されています。日本工業大学は、法令を遵守し、学生の皆さん及び保護者(保証人)の方(以下「学生等」といいます。)等の個人情報の保護を重要な責務であると認識し、これを十分に尊重する観点にたち、個人情報を適切に扱います。
主な個人情報及びその利用目的、個人情報の共同利用並びに第三者への提供については、次のとおりです。

目的

第1条

本規程は、高度情報通信社会の進展に伴い個人情報の利用が著しく拡大していることにかんがみ、学校法人日本工業大学(以下「当学園」 という。)が保有する個人情報について、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」という。)その他関連法令等の趣旨の下、これを適正に取得、保管、管理、利用等取扱い、個人の権利利益を保護するための基本となる事項を定めることを目的とする。
 

定義

第2条

本規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。

(1)個人情報 生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。
当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別する
他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるもの。
個人識別符号(身体の一部の特徴を電子計算機用に変換した符号、又はカードその他の書類等に対象者ごとに異なるものとなるように記載等された公的な符号のうち、個人情報保護法施行令(以下「政令」という。)で定めるものをいう。)が含まれるもの。
(2)要配慮個人情報 本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪による被害の事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取り扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
(3)個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。但し、利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものを除く。
特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イに掲げるもののほか個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
(4)個人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(5)保有個人データ 当学園が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データ(6か月以内に消去するものを除く。)をいう。
(6)本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。

基本理念

第3条

当学園は、個人情報が、個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、その適正な取扱いを図るものとする。

適用範囲

第4条

 本規程は、コンピュータ処理をなされているか否か、及び書面に記録されているか否かを問わず、当学園において処理される全ての個人情報、個人データ及び保有個人データ(以下「個人情報等」という。)の取扱いについて定めるものとし、当学園の業務に従事する全ての役員及び職員(専任職員のほかアルバイト職員、パート職員、契約職員等も含む、以下同じ。)に対しこれを適用するものとする。
 

第2章 個人情報等の取扱いについて

第1節 個人情報等の利用について

利用目的の特定

第5条

当学園は、個人情報を取扱うに当たっては、利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定する。

2当学園は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わない。

利用目的による制限

第6条

 当学園は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱わない。2当学園は、他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わない。3前2項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

(1)法令に基づく場合。
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

要配慮個人情報の取得

第7条

要配慮個人情報は、合理的な理由がない限り取得しないように努めるものとする。2要配慮個人情報を取得するときは、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得なければならない。
(1)前条第3項各号に該当する場合。
(2)当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体等により公開されている場合。
(3)本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合。
(4)第13条に該当する場合において、要配慮個人情報の提供を受けるとき。

適正な取得

第8条

当学園は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得しない。

取得に際しての利用目的の通知等

第9条

 当学園は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表する。2当学園は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。3当学園は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表する。4前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1)利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
(2)利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当学園の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合。
(3)国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4)取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合。

第2節 個人データの委託、共同利用、第三者提供

委託

第10条

当学園が利用目的の達成に必要な範囲内で、個人データの取扱いの全部または一部を外部業者等に委託する場合には、個人データを提供することができる。

共同利用

第11条

 当学園は、個人データを特定の者との間で共同して利用する場合には、当該特定の者に個人データを提供することができる。2前項の場合において、当学園は、次に掲げる事項を、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
(1)個人データを共同利用する旨
(2)共同利用する個人データの項目
(3)共同利用する者の範囲
(4)共同利用する者の利用目的
(5)共同利用する個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称

第三者提供の制限

第12条

当学園は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しない。
(1)法令に基づく場合。
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
2 当学園は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、内閣府個人情報保護委員会へ届け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
(1)第三者への提供を利用目的とすること。
(2)第三者に提供される個人データの項目。
(3)第三者への提供の手段又は方法。
(4)本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。3前項の規定は、要配慮個人情報については適用しない。

第三者提供の適用除外

第13条

 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、本規程においては、第三者に該当せず、あらかじめ本人の同意なくして、当該個人データを提供することができる。
(1)第10条の定めにより当学園が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合。
(2)合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合。
(3)第11条の定めにより個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
 

外国の第三者への提供

第14条

 当学園は、次のいずれかに該当する場合に限り、個人データを外国の第三者へ提供することができる。 
(1)外国にある第三者へ提供することについて、本人の同意を得ていること。
(2)当学園と外国にある第三者との間で当該第三者における個人データの取扱いについて、適切かつ合理的な方法により、個人情報保護法の趣旨に沿った措置の実施が確保されていること。
(3)外国にある第三者が、個人情報の取扱いに係る国際的な枠組みに基づく認定を受けていること。
(4)第6条第3項各号に該当すること。

第三者への提供に係る記録の作成等

第15条

 個人データを第三者(国の機関、地方公共団体、独立行政法人等、地方独立行政法人を除く。)に提供したとき(第6条第3項各号に該当する場合又は第13条各号に該当する場合を除く。)には、次の事項に関する記録を作成しなければならない。但し、当学園が本人に対する物品又はサービスの提供に関連して当該本人の個人データを第三者へ提供する場合において当該提供に関して作成された契約書等に次の事項が記載されているときは、当該契約書等で代替可能とし、また、既に記録されている事項と内容が同一のものについては、当該事項の記録を省略することができる。
(1)本人の同意を得ている旨(第12条第2項の規定により個人データを提供した場合は提供した年月日)
(2)当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項(不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨)
(3)当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
(4)当該個人データの項目2前項の記録は、個人データを第三者に提供した都度、速やかに作成しなければならない。但し、個人データを第三者に継続的に若しくは反復して提供したとき、又はその確実な見込みがあるときは、一括して作成することができる。
3 当学園は、前2項により作成した記録を、次の各号に応じて保存しなければならない。
(1)第1項但し書きに基づき契約書等で記録に代えた場合 最後に個人データの提供を行った日から起算して1年を経過する日まで
(2)前項但し書きに基づき一括して記録を作成した場合 最後に個人データの提供を行った日から起算して3年を経過する日まで
(3)前2号以外の場合 当該記録を作成した日から3年間

第三者からの提供を受ける際の確認等

第16条

第三者(国の機関、地方公共団体、独立行政法人等、地方独立行政法人を除く。)から個人データの提供を受けるに際しては、次の事項を確認し、その取得方法が適法なものであることを確認しなければならない。但し、当該個人データの提供が第6条第3項各号又は第13条各号に該当する場合は、この限りでない。
(1)当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあってはその代表者
(2)当該第三者による当該個人データの取得の経緯
2 前項により個人データの提供を受けた場合、次の事項に関する記録を作成しなければならない。但し、当学園が本人に対する物品又はサービスの提供に関連して第三者から個人データの提供を受けた場合において当該提供に関して作成された契約書等に次の事項が記載されているときは、当該契約書等で代替可能とし、また、既に記録されている事項と内容が同一のものについては、当該事項の記録を省略することができる。
(1)本人の同意を得ている旨(第12条第2項の規定により個人データの提供を受けた場合は提供を受けた年月日)
(2)前項各号に掲げる確認事項
(3)当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
(4)当該個人データの項目
(5)第12条第2項の規定により個人データの提供を受けた場合は、内閣府個人情報保護委員会による公表がされている旨3 前項の記録は、第三者から個人データの提供を受けた都度、速やかに作成しなければならない。但し、第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供を受けたとき、又はその確実な見込みがあるときは、一括して作成することができる。4当学園は、前2項により作成した記録を、次の各号に応じて保存しなければならない。
(1)第2項但し書きに基づき契約書等で記録に代えた場合 最後に個人データの提供を受けた日から起算して1年を経過する日まで
(2)前項但し書きに基づき一括して記録を作成した場合 最後に個人データの提供を受けた日から起算して3年を経過する日まで
(3)前2号以外の場合 当該記録を作成した日から3年間

第3節 個人情報等の登録・保管・廃棄について

データ内容の正確性の確保

第17条

 当学園は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
 

安全管理措置

第18条

当学園は、取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じる。

文書管理

第19条

当学園は文書の記録・保管・廃棄に関し、前二条の趣旨に照らし必要な事項について別に定め、これに基づき必要な措置を行うものとする。

第4節 職員及び委託先の監督

職員に対する指導・監督

第20条

当学園は、職員に対する指導・監督をするために必要な事項について別に定め、全ての職員にこれを遵守させるものとする。
2 当学園は、職員に個人情報等を取り扱わせるに当たり、これが適切に行われるよう監督を行う。
 

委託先の監督

第21条

 当学園は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、当該委託を受ける者における個人情報保護へ向けた対応の状況等に照らし、委託を行うことの適切性を検討するとともに、当該委託を受ける者との間で秘密保持契約を締結した上で提供を行うものとし、かつ、委託先に対しては適切な監督を行うものとする。

2 前項の適切性の判断に当たっては、当学園の定めの水準を基にこれを行うものとする。
 

第5節 本人からの開示等の請求に対する対応

利用目的の通知

第22条

 当学園の保有個人データについて、本人は、当学園に対し当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を請求(以下この条において「利用目的通知請求」という。)することができる。
2 当学園は、本人から利用目的通知請求されたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知する。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1)個人情報保護法第27条第1項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合。
(2)第9条第4項第1号から第3号までに該当する場合。
3 前項の規定に基づき、保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、当学園は、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。

開示

第23条

 当学園の保有個人データについて、本人は、当該本人が識別される保有個人データの開示請求(以下この条において「開示請求」という。)することができる。
2 前項に基づき本人から開示請求を受けたときは、当学園は、別に定める方法により、遅滞なく、当該保有個人データを開示する。
3 前項の請求を受けたときであっても、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、当学園は、その全部又は1部を開示しないことができる。
(1)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
(2)当学園の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
(3)他の法令に違反することとなる場合。
4 前項の規定に基づき、保有個人データの全部又は1部について開示しない旨の決定をしたときは、当学園は、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。

訂正等

第24条

 当学園の保有個人データについて、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないときは、本人は、当学園に対し、当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下この条において「訂正等」という。)を請求することができる。2 前項に基づき本人から訂正等請求を受けた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行う。
3 前項の調査の結果、当該保有個人データの内容が事実でないことが判明したときは、当学園は、直ちに訂正等を行う。
4 前項に基づき、求められた保有個人データの内容の全部若しくは1部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知する。
 

利用停止等

第25条

 当学園の保有個人データについて次に掲げる事由があるときは、本人は当学園に対し、当該本人が識別される保有個人データの利用の停止又は消去もしくは第三者への提供の停止(以下この条において「利用停止等」という。)を請求することができる。
(1)当該本人が識別される個人情報が、第6条の規定に違反して取扱われているとき。
(2)当該本人が識別される個人情報が、第8条の規定に違反して取得されたものであるとき。
(3)当該本人が識別される個人情報が、第12条の規定に違反して第三者に提供されているとき。
2 前項に基づき本人から利用停止等請求を受けたときは、当学園は、前項各号に掲げる事由として具体的に主張された事実の有無について、必要な調査を行うものとする。
3 前項の調査の結果、第1項各号に掲げる事由が認められたときは、当学園は、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行うものとする。
4 第1項各号に掲げる事由が認められた場合であっても、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合には、当該保有個人データの利用停止等を行わないことができる。ただし、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとることを要する。
5 第3項に基づき、保有個人データの全部若しくは1部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたときは、当学園は、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。

請求の方法等

第26条

 本人が第22条、第23条、第24条及び第25条の各第1項が定める各請求を行う方法、当学園がその請求を受け付ける方法、手数料、その他各請求に関する手続き等の詳細については、当学園が別に定める。
2 本人は、当学園が定めた手続き及び方法に従い、各請求をしなければならない。
 

不服申し立て

第27条

 第22条、第23条、第24条及び第25条の各第1項が定める各請求に基づいて当学園が行った措置に不服がある本人は、当学園に対し、不服の申し立てを行うことができる。
2 前項に基づく不服申し立てを受けたときは、当学園は、遅滞なく申し立ての理由の有無について審理を行う。
3 当学園は、審理のため必要がある場合には、本人その他関係者から意見を徴することができる。
4 本人が第1項の不服申し立てを行う方法、当学園がその申し立てを受け付ける方法、手数料その他各請求に関する手続き等の詳細については、当学園が別に定める。
5 本人は、当学園が定めた手続き及び方法に従い、申し立てをしなければならない。
 

第6節 当学園に対する苦情への対応

当学園による苦情の処理

第28条

 当学園は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努める。
2 当学園は、前項の目的を達成するために、苦情処理窓口を設け、その他必要な体制の整備に努める。
 

第3章 個人情報保護へ向けた体制

個人情報保護責任者

第29条

 当学園に個人情報保護責任者を置く。
2 個人情報保護責任者は、理事長とし、個人情報の保護に関し、内部規程の整備、安全対策及び教育・訓練を推進し、かつ、周知徹底することを任務とする。
3 個人情報保護責任者は、この規程に定められた事項を遵守するとともに、個人情報の収集、利用、提供又は委託処理について、全ての役員及び職員にこれを理解させ、遵守させなければならない。
 

個人情報保護管理者

第30条

 当学園の次の各号の区分ごとに個人情報保護管理者1名を置く。
(1)学園事務局
(2)日本工業大学
(3)日本工業大学駒場高等学校・日本工業大学駒場中学校
(4)日本工業大学専門学校
2 個人情報保護管理者は、個人情報保護責任者の命を受け、所管する区分における個人情報の適切な管理その他必要な措置を行う。
 

個人情報保護委員会

第31条

当学園に個人情報保護委員会を置く。
2 個人情報保護委員会については、別に定める。
 

教育

第32条

個人情報保護責任者は、当学園の業務に従事する全ての役員及び職員に対し、個人情報にかかる個人の権利保護の重要性を理解させ、かつ、個人情報保護の確実な実施を図るため、個人情報保護管理者を通じ、継続的かつ定期的に教育・訓練を行うように努める。

監査

第33条

 個人情報保護責任者は、当学園における個人情報の管理の状況について監査させるため、監査責任者を指名し、年1回監査を行う。
2 監査責任者の指名に当たっては被監査部門からの独立性に配慮しなければならない。
3 監査責任者は、監査計画を作成し、かつ、実施する。
4 監査責任者は、監査結果について、監査報告書を作成して個人情報保護責任者に報告しなければならない。
5 個人情報保護責任者は、前項の報告により、個人情報の管理について改善すべき事項があると思料するときは、関係する役員あるいは職員に対し、改善のため必要な指示を行わなければならない。
6 前項の指示を受けた者は、速やかに、改善のため必要な措置を講じ、かつ、その内容を個人情報保護責任者に報告しなければならない。

情報漏洩への対応

第34条

  個人データの漏洩等が発生した場合又はそのおそれがある場合は、直ちに個人情報保護管理者に報告しなければならない。2 前項の報告を受けた個人情報保護管理者は、個人情報保護責任者に報告するとともに、速やかに次の措置を講じなければならない。
 (1)事実関係の調査及び原因の究明
 (2)影響範囲の特定
 (3)影響を受ける可能性のある本人への連絡
 (4)再発防止策の検討及び実施
 (5)事実関係及び再発防止策等の公表
 3 個人データの漏洩等のうち、その影響が重大なものであると個人情報保護責任者が判断した場合は、内閣府個人情報保護委員会及び文部科学省に対し、事実関係及び再発防止策の報告をする。
 

廃棄

第35条

  当学園は、次に掲げる方法によりそれぞれ保有するする個人情報を廃棄するものとする。
 (1)個人情報が記載された書面を廃棄する場合は、シュレッダー等にかけてその内容を読み取ることができない状態にした上で、適切な方法により廃棄するものとする。
 (2)個人情報が記録されたコンピュータ、記憶媒体を廃棄する場合は、記録された個人情報を完全に消去するか、物理的に破壊するものとする。
 2 個人情報を廃棄する基準、手続き等については、別に定めるものとする。

学術研究の用に供する目的

第36条

 当学園または当学園の職員が、個人情報を学術研究の用に供する目的で取り扱う場合は、本規程は適用されないものとする。
2 前項の場合であっても、当学園または当学園の職員は、個人の人格尊重の理念に基づき適正な方法で個人情報を取り扱うものとする。

懲戒

第37条

 当学園の職員は、その職務を遂行するにあたり、本規程その他関連規程に重大な違反をした場合は、就業規則の定めに従い懲戒処分を行う。

付 則

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

付 則

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

付 則

この規程は、令和2年7月1日から施行する。

■個人情報の取扱いに関する窓口

日本工業大学総務課
TEL:0480-34-4111 受付時間:9:00~17:00
※昼休み(11:30~12:30)、日、祝日、その他本学の定める休日を除きます。